年底多项工作同时缠身?这有5个实用建议

到年底了,相信每个人都忙得团团转吧?老板紧张盘算着今年的收入,苦思冥想着来年的规划;员工则绞尽脑汁写着总结,哼哧哼哧地冲着业绩。除了这些,平时的各种账务往来、订单生产、营销活动依然要有条不紊地进行,多项工作同时展开,怎一个“烦”字了得啊!前阵子,我阅读相关书籍,并特地跟一些管理者取经,也结合自己的一点经验,跟大家分享下,当多项工作同时展开时,我们要如何管理时间和精力。

第一招:学会给事情排列优先紧急顺序。

我们可以把一天或一周要做的事情先罗列出来,然后把它们分为4种,再根据这4大维度去优先执行工作:

第1种是重要且紧急的:比如重大项目的谈判、重要的会议和人物接待;

第2种是重要不紧急的:比如制定来年的愿景计划、分配制度和规章制度,以及学习。

第3种是紧急不重要的:比如临时会议、邮件报告、不速之客的交际应酬;

第4种是不紧急不重要的:比如各种琐碎的闲杂事,对结果影响很低微甚至没影响的。

值得一提的是,很多人都会混淆第2种和第3种的顺序,有本书叫做《高效能人士的七个习惯》,就指出人的惯性是先做最紧急的事,但这样做会导致一些重要的事被荒废掉,这也是高效能人士跟平庸人士之间最大的差别。


▲不妨参照此图来安排自己的工作计划

第二招:掌握好自己的生物钟。

有个段子很搞笑,说:周一像失恋,面若死灰;周二像找不着对象,愁眉苦脸;周三像暗恋,百爪挠心;周四像告白前夕,急不可耐;周五像初恋,如释重负;周六像热恋,心花怒放;周日像要分手,怅然若失。其实说的就是每个人在不同阶段,都会有自己的心情周期表。这个周期,可能是一个月、一周或者一天。

比如有人早上死气沉沉,但下午会开始精神,晚上则跟打了鸡血似的。合理安排不同时间,来对应做不同的工作,往往会事半功倍。比如推特公司的CEO杰克多西就给每天设立了不同的主题:

· 周一专注于公司的管理和运营;

· 周二专注于产品问题;

· 周三处理市场营销和沟通;

· 周四用来拜访客户等等;

· 周末则留给自己思考和反思。

硅谷创业教父保罗·格雷厄姆则在白天处理公司事宜,到了晚上就用来充电学习和思考。

▲图来源网络:推特公司CEO杰克多西(左)、硅谷创业教父保罗·格雷厄姆(右)

第三招:设定并沟通期望。

很多时候,我们的时间会被“不速之客”打断,我们的工作压力也大部分来源于其他人对你的期望。打个比方,大家都知道我是讲师,因为学员的信任,有不少人都会发微信或发邮件向我询问问题,可我的时间也实在是有限,很多情况下并没有办法及时回复。为此我也很苦恼,直到我了解到了哈佛大学法学院教授加德纳的做法。

加德纳教授在自己繁忙时会把邮箱设置为自动回复,告诉大家她在某段时间里不能及时查阅邮件,同时附上自己的电话号码,若真有紧急事件,可以电话联系。这样一来,既能表达自己愿意做出回应,也能得到他人理解,不会被太多繁杂事情所影响。很多时候,你之所整天忙忙碌碌,就是因为自己不去限制界限和原则,毕竟他人压根不知道你有多忙。

第四招:学会有效委托和授权。

很多公司里会出现这样的现象;做老板没有老板的样子,整天忙得像个孙子一样,反倒是手下的员工,一个个闲得像大爷。大多数时候,就是因为老板没有摆好自己的位置,定位不清。单仁老师曾经有个观点说:伟大的公司不是管理出来的,而是领导出来的。

·领导者最大的责任是给愿景、选人才、做决策、指引方向;

·中层管理者是去制定具体的事务,分解和完成短期目标;

·而底下的员工,重在执行,把既定的事情,按照既定的程序、制度和方式做好;

如何合理地放权授权,让不同人各司其职,这对于所有的老板来说都是一大挑战。

▲可以按照事情的重要紧急程度来适当放权授权

第五招:尽量避免公司多个项目同时启动,尤其是新项目。

不管做什么工作项目,都会有一个启动期和成熟期。在启动期,需要重点做好标准化和流程化,对项目过程中的各种问题进行整理,形成一套标准化文档,这样一来,便能减轻很大的工作压力和精力。

而在成熟期,则重点培养可以掌控和管理项目流程的人。领头人可以把项目中的工作进行细分和分类,能委托的就委托和外包出去。这样一来,领头人自己能把精力放在项目进度和人才培养方面,而公司的核心员工也能投入到最核心的事情上面。如果真没办法避免多项目同时进行,一般是将有成熟流程制度的项目,和一个新项目同时展开。

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